Los registros contables son los registros de las transacciones financieras y la posición financiera actual de una empresa.

Los registros contables son necesarios para fines fiscales, responsabilidad legal y supervisión financiera adecuada.

También sirve para identificar qué tan sana y estable es la empresa y es un apoyo importante cuando se desea o se buscan los préstamos para emprendedores.

Lo primero que debes saber es que los registros contables vienen en dos tipos: entrada simple y entrada doble.

Cada uno tiene sus ventajas.

La contabilidad de una sola entrada es más simple, como es de esperar, y puede ser el sistema apropiado para el propietario de una pequeña empresa.

La contabilidad de doble entrada, una vez más, no es de extrañar, proporciona dos entradas de diario para cada transacción, una entrada de débito y una entrada de crédito.

Esto es más complicado, pero debido a que estas dos entradas finalmente deben equilibrarse (por lo tanto, “equilibrar los libros”), te brinda una forma de detectar errores y también hace que los fraudes sean más fáciles de detectar.

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Los documentos contables básicos y cómo fluyen hacia adelante
La transacción inicia todos los procedimientos contables. tu compra algo, vendes algo, lo que sea.

La idea es hacer un registro de cada transacción financiera. Donde registrará la transacción es en los diarios. Este es el punto cero de la contabilidad.

Cada procedimiento contable posterior vuelve a un diario, que es el registro de cada transacción financiera a medida que ocurre.

Puedes tener diarios separados para ventas y recibos de efectivo y otro diario para desembolsos o solo un diario que incluya todos los tipos de transacciones.

Cualquiera de los dos enfoques está bien, lo importante para recordar es registrar cada entrada y mantener los diarios actualizados. Eventualmente, agruparás todas estas entradas, utilizando el libro mayor.

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Aquí es donde transferirá o “publicarás”, cada una de las entradas del diario en su lugar apropiado en el libro mayor por tipo de transacción.

Esto agiliza la búsqueda de transacciones individuales y también proporciona una base en algún momento, a menudo al final del mes o el trimestre, para preparar el balance de prueba.

Aquí es donde resumirás todas sus entradas de débito (asumimos que has seguido la ruta de doble entrada) y todas tus entradas de crédito deberían coincidir.

Si no lo hacen, tendrás que volver a tus registros de transacciones en tu diario y trabajar para ver dónde ocurrió el error. Una vez que todo se equilibra, puedes prepararte para tu estado financiero.

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En este punto, tu trabajo ha valido la pena. Ahora tienes un documento que los prestamistas, agencias gubernamentales, cualquier entidad que quiera saber quién eres financieramente y así será mucho más sencillo aceptar hacer negocios contigo.

Este es el resumen más breve del proceso contable, desde sus inicios en las transacciones hasta la producción del estado financiero.

Necesitarás saber más antes de comenzar tu propio sistema de contabilidad, pero ahora sabes a dónde te diriges.

Aprender más sobre los registros contables y los fundamentos de la contabilidad.

Si estás haciendo esto tu mismo y particularmente si decides el método de doble entrada más ambicioso, invierte en un libro básico o dos sobre el tema.

Otro enfoque es comenzar con un sistema que te proporcione un método claro de hacer contabilidad de doble entrada junto con instrucciones claras sobre cómo usar el propio sistema de contabilidad.